改正電子帳簿保存法による電子データの保存義務化がスタートすれば、請求書等の取引書類を電子データで保存しなければなりません。

つまり、紙で保存することがNGと考えられるのですが、全てのケースで紙での保存が認められなくなるわけではありません。

場合によっては紙で保存しなければならないケースもあるのです。

今回は、2024年1月1日以降も紙で保存しなければならないケースについて確認しておきましょう。

【ケース1】
PCで作成して印刷した請求書に、手書きで追記したものを相手先に送付した場合

この場合、紙（書面）で保存する必要があります。

電子データで保存することができるものは、一貫してPC等を使用して作成するものでなければなりません。このケースでは、書面に出力した後に手書きで情報を追加したことにより、一貫してPC等を使用して作成したものではないため、この書類は書面で保存しなくてはなりません。
（国税庁　電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】PDF版　問24 参照）

【ケース2】
PCで作成して印刷した請求書に、代表者印を押して相手方に送付した場合

この場合、電子データまたは紙（書面）、どちらで保存してもOKです。

出力した書面に代表者印以外の情報が追加されておらず、それ以外に加筆等による情報の追加がない限り、一貫してPC等を使用して作成するものとして取り扱っても差し支えないとされています。

（国税庁　電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】PDF版　問25 参照）

【ケース3】
相手方から請求書を書面で受け取った場合

紙（書面）で受け取った場合は、そのまま保存する必要があります。

電子データとして保存する場合は、スキャンして保存することも可能ですが、スキャナ保存制度の要件を満たす必要があります。

電子データによる保存が義務化されたら、全てを電子データ化して保存しなければならないというわけではありません。

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