ファイルの整理は、作業効率を上げることはもちろん、検索性を高めたりセキュリティリスクを減らすためにも重要です。

今回は、中小企業が知っておきたいファイル整理のコツをまとめました。

今すぐ実践できることから毎日少しずつ取り組んで欲しいことなど、全部で5つ紹介しています。

・デスクトップにはファイルやフォルダを保存しない
　すぐにアクセスしたいファイルやフォルダを置きたい場合は代わりにショートカットを置く

・フォルダ階層はシンプルに
　深すぎる階層は避け、できれば3階層以内を目安にする

・フォルダ名はわかりやすく、一貫性を持たせる
　（例1）　「01_プロジェクト」「02_会議」「03_書類」など、[ 数字_用途や目的 ] の形式にしておくと
　名前順で並べ替えたときに非常に見やすくなる

　（例2）　「20240401_打合せ」「20240412_仕様」など、日付や目的と入れておくと、いつ何のためのフォルダかを一目で理解できるため、非常に効率的

・バージョン管理
　ファイルを編集する際、変更前のバージョンも残しておく。
　（例）　「資料」を編集する際、編集前のファイルをコピーして「資料_v1」として残しておく。編集作業は「資料_v2」で行う

・クラウドストレージを活用する
　GoogleDrive、OneDrive、Dropbox等のクラウドストレージを活用すれば、バージョン管理やバックアップ機能が備わっているので、安全なファイル管理が実現できます

デスクトップや作業環境を整えることは、業務の効率を上げることに繋がります。

毎日5分くらいでいいので少しずつ取り組んで行くと、仕事がしやすくなっていることに気がつくはずです。

ファイル整理に関する質問や疑問があれば、いつでもお気軽にご連絡ください。

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